Komunikační desatero

Desatero pro lepší komunikaci (nejen e-mailovou):

Pokud máte nějaký problém či dotaz, se kterým se na někoho z katedry obracíte mailem, a chcete se dočkat co nejrychlejší odpovědi (a dotyčnému ulehčit práci), řiďte se následujícími pokyny:

  1. Do záhlaví e-mailu vždy vyplňte (stručně, ale výstižně) předmět vašeho e-mailového dotazu.

    Pokud uvedete jako předmět „dotaz“ je to sice stručné, nikoliv však výstižné.

  2. Vždy svůj e-mail podepište. 

    Předně, anonymy jsou neslušné, navíc naděje, že dotyčný člen katedry je tak důvtipný, že pod e-mailovou adresou „vesely.kralicek@mail.cz“ ihned identifikuje právě vás, je lichá. E-mailům zaslaným z různých netradičních adres (např. "ladybird3@hotmail.cz") se navíc častěji stává, že spadnou do spamu, kde je snadné je přehlédnout. 

  3. Vždy za své jméno uveďte i ročník a do těla e-mailu případně i jméno kurzu, kterého se váš dotaz týká.

    Žádný z pedagogů neučí jen jeden kurz (vyjma externistů, ale ani u nich to není pravidlem), takže například dotaz „jakou formou proběhne kolokvium?“ se bez informace, jaký kurz máte na mysli, nedá zodpovědět.

    Stejně tak dbejte na jednoznačné a dostatečné  pojmenovávání souborů, např. seminární práce, který k mailu přikládáte („seminární prace.doc“ je možná jednoznačné a dostatečné pro vás, ale ne pro vyučujícího, který dostane takových souborů v den deadlinu třicet – uvádějte vždy své jméno a zkratku kursu – tedy např. „Novak_Jan_TMK_seminarni_prace_ZS08“).

  4. a) Vždy zvažte, zda je váš dotaz vhodné řešit formou e-mailu (resp. několika postupně se zpřesňujících e-mailů), nebo zda by nebylo lepší využít konzultačních hodin daného člena katedry a možnosti upřesnění na místě.

    V tomto bodě mějte na paměti, že konzultační hodiny se vypisují na celý semestr dopředu a akademičtí pracovníci mají i jiné povinnosti kromě výuky, takže se nedá zajistit, že budou dodrženy stoprocentně. Pokud nějakého člena katedry v konzultačních hodinách nezastihnete, neznamená to, že svou práci zanedbává, ale že byl zkrátka nucen věnovat se jiné práci.  

    S tím ostatně souvisí i druhý bod:

    b) Vždy zvažte, zda by vyučujícího nebylo lepší připravit na plánovanou konzultaci e-mailem.

    Například chcete-li doporučit literaturu k písemné práci na nějaké specifické téma, je naivní se domnívat, že váš vedoucí / konzultant bude mít všechny bibliografické údaje v hlavě a na požádání je z ní (či alespoň z rukávu) vysype.

  5. Nikdy nečekejte, že problém (v rozvrhu, ve STAGu apod.), na který jste narazili, se vyřeší sám – není nic jednoduššího, než na něj upozornit vedení katedry, které o něm nemusí vědět a tudíž (jen a pouze z tohoto důvodu!) ho neřeší.

    Například nemůžeme vědět, zda se rozvrh na naší katedře nedostává do vážné kolize s rozvrhem na vašem druhém oboru. Taktéž STAG se nám zobrazuje jinak než studentům, takže se může stát, že tam, kde vy vidíte problém, se u nás může zdát všechno v pořádku. 

  6. Dříve než se zeptáte či pošlete e-mail, znovu se zamyslete, zda už vám informace nebyla poskytnuta či zda není někde uveřejněna.

    Řada informací je k nalezení na Vám snadno dostupných veřejných místech – webové stránky katedry, moodle, nástěnka na katedře; je mnohem jednodušší a rychlejší si je dohledat – ostatně práce s veřejnými zdroji informací je základní náplní žurnalistické profese.

  7. Vždy se ujistěte, že zodpovězení Vašeho dotazu skutečně může poskytnout oslovený pracovník katedry a není spíše v kompetenci Studijního oddělení či ve veřejně dostupných materiálech jako je Studijní a zkušební řád, Harmonogram studijního roku apod.

    Např. na webu studijního oddělení či v pokynech k zápisu, studijních programech a dalších materiálech zde)

  8. Vždy uvažujte v reálných souvislostech a možnostech.

    Tedy například když napíšete svůj e-mail s dotazem ve středu, nečekejte, že odpověď musíte dostat ve čtvrtek ráno, a už vůbec ji tou dobou neurgujte dalším mailem!

  9. Uvědomte si, že pokud Vám dotyčný pracovník neodpoví ani po několika dnech, nemusí to být tím, že by nechtěl, nemá vás rád apd., ale že má kromě pro vás viditelných pracovních povinností (výuka, komunikace s Vámi) i řadu dalších, které tak viditelné nejsou. 

    A není to jen příprava na výuku, která je pro vyučujícího náročnější než pro vás, ale i různé administrativní záležitosti, vědecká činnost jako je účast na konferencích, jednání s partnerskými pracovišti apod.; vyučující také může např. onemocnět a nedostat se k mailu; někteří členové katedry si také občas dovolují dodržovat dny pracovního klidu jakožto dny pracovního klidu.

     

Zlaté pravidlo:
Věřte, že zatímco vy jste se rozhodli oslovit jednoho konkrétního pracovníka katedry, tento musí komunikovat v zásadě nejen se všemi kolegy z vámi navštěvovaného kurzu, ale i z dalších kurzů, které učí (v případě sekretářky, tajemníka či vedoucího katedry jde pak v zásadě o všechny studenty katedry, tedy o stovky lidí a mailů!), a tak mu jednoznačná informace – KDO a NA CO se ptá – pomůže dříve a lépe Váš dotaz vyřídit. Pokud je tedy nutné ho vůbec zodpovídat a nemůžete si ho (při elementární snaze) snadno zodpovědět sami…

Pokud se daný problém týká nejen Vás, ale i dalších spolužáků, řešte záležitost přes ombudsmana vašeho ročníku.

Věříme, že toho desatero pomůže nám všem k lepší a efektivnější komunikaci.

 

Vedení KMKSŽ